ERP-Anwendungen und -Lösungen

Input-Management

Mehr als Scannen

Häufig wird der Dokumenteneingang in ERP-Systeme unterschätzt, ist jedoch von entscheidender Bedeutung. Um effektiv operieren zu können, müssen Unternehmen Rechnungen, Aufträge und andere Dokumente, die ihnen zugehen, zeitgerecht, exakt und effizient verarbeiten. Dies geschieht gewöhnlich nach der 80 %-Regel. Sie besagt, dass 80 % der hereinkommenden Dokumente ohne Probleme verarbeitet werden. Doch was geschieht mit den restlichen 20 %? Rechnungen ohne Bestellung, Rechnungsduplikate, Dokumente, die nicht erkannt werden. All diese Probleme zu lösen kostet Zeit und Geld. Eine zuverlässige Klassifizierung und perfekte optische Zeichenerkennung (OCR) ist ein wesentlicher Bestandteil der Integration papierbasierter Dokumente in einen Unternehmens-Workflow.

Ein intelligenter Workflow mit einer standardmässigen Desktop- oder webbasierten Anwendungsschnittstelle kann die Mehrzahl der in Ihrer Dokumentenmanagement auftretenden Probleme beheben oder zumindest effektiv einzuschränken. Sie können Dokumente in einem speziellen Dokumentenmanagementsystem speichern oder sie direkt Ihrem ERP-System zuführen. Die Folge: Eine erhebliche Reduzierung der Reaktionszeit auf Ihre Kunden, Partner, Zulieferer und Mitarbeiter, die zu einer messbaren Verbesserung Ihrer Informationsprozesse führt.

Nicht zu vergessen die rechtlichen Aspekte: Der Staat erwartet zunehmen digital signierte und gesicherte Dokumente, die nicht mehr verändert werden können.

Das ist eines der Dinge, die ein flexibles und intelligentes Input-Management-System so wichtig machen.

Océ Input-Management-Systeme 

• Geschlossener Kreislauf vom Input bis zum Output
• Unabhängig von ERP-Systemen
• In das ERP-System integriert oder extern
• Abgestufter Ansatz, je nach Anforderungen
• Multilevel-OCR 
• Verarbeitung strukturierter und unstrukturierter Dokumente
• Verbindung zu beliebigen Archiven
• Digital Signature-Sicherheit 

Die Vorteile für Sie

• Kürzere und schnellere Prozesse
• Niedrigere Kosten durch Eliminierung manueller Verarbeitungsschritte
• Sicherheit bei rechtlichen Erfordernissen

Erstellung

Mehr als nur ein sauberes Look & Feel

In der konfrontativen Geschäftswelt von heute geht es darum, den Kunden persönlich auf jeder Kommunikationsebene anzusprechen. Auf diese Weise nutzen Sie Ihre unternehmerischen Chancen, informieren und halten Ihre Kunden und promoten Ihre Produkte und Services am besten. Firmen, die ihre Kommunikation personalisieren, können in ihrer Branche erfahrungsgemäss das grösste Wachstum verzeichnen. Wir bieten Lösungen, wirkungsvolle Dokumente zu erstellen und zu produzieren, weil Sie diese jetzt, mit unserer Hilfe, persönlicher, effektiver und profitabler gestalten können. Das Resultat sind Kosteneinsparungen und zufriedene Kunden.

Haben Sie unterschiedliche Eingangsquellen wie von einem Büro, ERP-Systemen oder von einem Host? All diese haben verschiedene Datenformate, die durch einen Druckertreiber, ein strukturiertes XML-Format oder Zeilendaten vom Host generiert werden. Und sie müssen alle an denselben Zielpunkt gesendet werden, eventuelle auch mit Zusatzinformationen Ihrer Marketingabteilung für TransPromo-Zwecke. Hierfür benötigen Sie professionelle Tools, mit denen die Daten verschiedener Eingangsquellen erstellt, konvertiert und zusammengeführt werden können. Das anschliessende Sortieren und Splitten der zu verarbeitenden Daten trägt zur weiteren Kostensenkung bei und beschleunigt die Lieferung von Dokumenten. Wenn Sie die Dokumente dann noch archivieren möchten, müssen Sie ein Indizierungssystem zur späteren Wiederauffindung erstellen.

Sicherheit ist bei der Dokumentenverarbeitung eine der grössten Herausforderungen. Mit den Tools und Lösungen von Océ können Sie digital signierte PDFs erstellen oder verhindern, dass dem richtigen Kunden die falschen Dokumente gesendet werden.

Erstellungslösungen von Océ 

• Reduzieren Sie Ihre Erstellungszeit um mehr als 80 %

• Gestalten Sie CI-konforme Dokumente erheblich einfacher

• Leicht lesbare Dokumente erhöhen die Reaktionsrate

• Farbstarke, personalisierte Dokumente

• Sicherheit als Teil des Konzepts

• Einfach zu verwenden

• Unternehmensweite Lösung

• Nicht vom Output abhängig

• Zeit- und geldsparend 

Die Vorteile für Sie

• Höhere Reaktionsrate

• Weniger Zeit und Aufwand für das Management der Dokumentenerstellung im Unternehmen

• Hohe Anlagenrendite

Relevante Produkte

  
Océ PRISMAsatellite for ERP
Océ Document Designer e-forms
Océ Document Designer Advanced 

Verarbeitung

Die Vorteile für Sie

• Strukturierte, unabhängige und transparente Prozesse sparen Kosten

• Professioneller Workflow vom Anfang bis zum Ende spart Zeit und Geld 

Relevante Produkte 

Dokumenten-Workflow

Grundlegende prozesse im Input- und Output-Management

Lange Zeit war die Prozessoptimierung des Workflow-Managements ein wesentlicher Bestandteil der ERP-Umgebung vieler Unternehmen. Warum nicht diese Tools zum Input- und Output-Management nutzen? Die Integration von IT-Prozessen ist eine der neuesten und kompliziertesten Herausforderungen in serviceorientierten Unternehmen. Hauptthema ist hierbei eine sukzessiv erweiterte Systemarchitektur, die durch zahlreiche voneinander getrennte IT-Initiativen und punktuell miteinander verknüpften Anwendungen gekennzeichnet ist.

Bei einer umfassenden IT im gesamten Unternehmen gilt dies auch für das Dokumenten-Workflow-Management. Hierbei sollten einzelne Prozessschritte zu einem effizienten Workflow vereinigt werden. So wie die Systemintegration ist die Service Orientation Architecture (SOA) ein kritischer Faktor im Hinblick auf das Output-Management. Die Idee ist hier, die Qualität Ihres Serviceangebots durch Datenintegration und optimierte Workflows zu erhöhen. Als Ziel wird ein umfassenderer Support für Ihre Mitarbeiter an Systemschnittstellen angestrebt, primär jedoch mehr Service für Ihre Kunden durch eine schnelle und fehlerfreie Auftragsbearbeitung. Die Fokussierung auf publikumsorientierte Kommunikation und die Integration von Käufern im gesamten Dokumenten-Workflow trägt dann ebenfalls zur Optimierung Ihrer Geschäftsabläufe bei.

Die hochmoderne Dokumenten-Workflow-Software von Océ kann Ihr gesamten Input- und Output-Management übernehmen. Sie verknüpft nahtlos vorhandene Anwendungen und Workflows und wertet sie mit zusätzlichen Funktionen auf. Als Folge entstehen viele neue Möglichkeiten zur Optimierung und Überwachung Ihrer Input- und Output-Prozesse und zur Senkung Ihrer Betriebskosten.

Dokumenten-Workflow-Software 

• Hochmodernes Workflow-Management auf SOA-Basis

• Kontinuierliche Kontrolle über alle Prozesse (für SOX-Zertifizierung erforderlich)

• Vollständig offene Architektur ermöglicht die Erfüllung neuer Geschäfts- und Kundenanforderungen

• Erhebliche Kostensenkung (hohe Anlagenrendite)

• Hoch skalierbar

• Plattform-unabhängig

• Integration aller ERP-Systeme

• Integration vorhandener Anwendungen

• Parallele Verarbeitung 

Die Vorteile für Sie

• Zeiteinsparung durch Automatisierung

• Investitionsschutz durch Nutzung vorhandener Anwendungen

• Überwachung aller Prozesse führt zu 100 %-iger Sicherheit

Relevante Produkte 

Output-Management

Das Output-Management von heute ist mehr als nur Drucken.

Das Output-Management ist ein häufig vernachlässigter Aspekt eines ERP-Systems. Doch Unternehmen legen immer mehr Wert darauf, dass präzise und zuverlässige Informationen zum richtigen Zeitpunkt dem richtigen Empfänger zugeleitet werden. Die effiziente und rechtzeitige Zustellung interner und externer Dokumente an bestimmte Zielpunkte kann für alle Geschäftsprozesse kritisch werden. Ein gut funktionierendes Output-Management-System trägt dazu bei sicherzustellen, dass Informationen und Dokumente effizient, zuverlässig und medienunabhängig zugeleitet werden.

Organisationen müssen sich dem Management multipler heterogener Plattformen, mehrerer Betriebssysteme, Unternehmensinformationen und einer Vielzahl von Ausgabegeräten wie Druckern, E-Mail- oder Fax-Servern stellen. Die Handhabung und Kontrolle von einer steigenden Flut an Informationen wird für die meisten unternehmensweiten Lösungen zu einer im gleichen Masse wachsenden Herausforderung. Bei der Kostenkontrolle ist es wichtig, Tools für die Abrechnung und Meldung des Outputs zu haben.

Das Output-Management beinhaltet viele dokumentenbezogenen Vorgänge. Vielleicht entscheiden Sie sich ja, den Papierverbrauch einzuschränken und anstelle von Ausdrucken eine Online-Anzeige und Archivierung stärker zu betonen. Aus diesem und anderen Gründen könnten Sie sich entscheiden, nur einen Teil eines Dokuments auszuwählen oder, umgekehrt, viele verschiedene Dokumente in einem einzigen neuen Dokument zusammenzuführen. Und Sie können die Veröffentlichung eines Dokuments verschieben und es übergangsweise archivieren. Natürlich können Sie das Dokument in der vorliegenden Form sofort auf Ihrem lokalen Drucker ausdrucken oder es per E-Mail an einen Kollegen senden. Es kann sein, dass Sie Dokumente zentral ausdrucken müssen oder den Druck einem darauf spezialisierten Partner überlassen. Sie können darüber hinaus Verteilerlisten erstellen, deren Empfänger Dokumente entweder als Ausdruck oder E-Mails erhalten. Die Entscheidung für eine Ausgabeform kann unter Umständen nicht auf Ebene des Anwenders getroffen werden, lässt sich jedoch über einen Satz von Workflow-Regeln steuern.

Output-Management-Lösungen von Océ 

• Volle Kontrolle über die Ausgabegeräte

• Vorschau bei jedem Verarbeitungsschritt

• Ausgabestatus jederzeit abrufbar

• Ausgabe zur richtigen Zeit, am richtigen Ort und im richtigen Format

• Management von Druck-, Mail- und Faxbestimmungen in einem Vorgang

• Einfach zu verwenden

• Buchungen unterstützen Ihre Kostenkontrolle

• Berichte erstellen 

Die Vorteile für Sie

• Geldersparnis durch Output-Kontrolle

• Flexibles Output-Management

• Abbau der Arbeitsbelastung

Relevante Produkte