Entdecken Sie die optimale Dokumentenstrategie für Ihr Büroumfeld
Optimieren Sie die Dokumentenverarbeitung in Ihrem Büroumfeld durch strukturierte Analyse.
Senken Sie die Kosten und optimieren Sie Druckabläufe in Ihrem Büro, indem Sie ein strukturiertes Océ Office Assessment durchführen. Bei diesem Verfahren dokumentiert eine anspruchsvolle Software zur Sammlung von Druckdaten das Druckverhalten in Ihrem Unternehmen und schätzt die damit verbundenen Kosten. Zusätzlich werden Fragebögen und Gespräche genutzt, um Dokumenten-Workflows, Endanwenderverhalten und produktbezogene Anforderungen zu ermitteln. Basierend auf diesen Informationen erhalten Sie eine händlerunabhängige Empfehlung, wie Ihr Workflow verbessert werden kann.
Akzeptanz der beteiligten Personengruppen sicherstellen
Océ bezieht Endanwender, das Management, Manager aus dem Druckzentrum, das Personal, das IT-Management und andere relevante Personen in den Bewertungsprozess mit ein. Wir analysieren die Anforderungen der Anwender, ihre Befürchtungen und - das ist der wichtigste Punkt - die Dinge, die sie tagtäglich frustrieren, und beziehen Lösungen für diese Probleme in die empfohlenen Lösungen mit ein. Die Ergebnisse? Eine starke Akzeptanzbasis aller beteiligten Personengruppen auf allen Stufen Ihrer Organisation
Wählen Sie Ihre händlerunabhängige Lösung auf der Basis realer Daten.
Der Océ Assessment-Bericht bietet Ihnen aussagekräftige Informationen über die Druckaufgaben, vor denen Ihr Unternehmen steht. Er umfasst eine Management-Zusammenfassung, Kostenanalyse, IT-Themen, Endanwender-Themen, Empfehlungen und einen händlerunabhängigen Lösungsvorschlag.
Wandeln Sie Ihren Druckworkflow anhand eines detaillierten Plans um.
Ihr Océ Office Assessment zeigt detailliert auf, wie sich die Druckaktivitäten in Ihrem Unternehmen optimieren lassen. Dazu gehören ein Zeitplan und eine Reihe von Aktionsstufen, die einen kontinuierlichen Ablauf ermöglichen. Wenn Sie die Empfehlungen implementieren, können Sie davon ausgehen, dass sich folgende Erwartunge erfüllen:
• Die Kosten werden gesenkt.
• Ihre Geschäftsverfahren werden optimiert.
• Die Produktivität der Mitarbeiter steigt.
• Es erschliessen sich neue Geschäftsmöglichkeiten.
Océ Office assessment process
The Océ Office Assessment follows a structured process that includes five phases: preparation, data collection, data analysis, presentation and termination. An Océ Office Assessment generally takes three to five months to complete.
The following is a breakdown of the various phases.
Phase 1: Preparation
Appoint a project manager and project group
Provide tooling for testing and acceptance
Receive and approve web-based, end-user survey questions
Get commitment from the relevant managers and inform end users about the project
Phase 2: Data collection
Collect cost figures and document current conditions
Monitor and document print activities on both networked and non-networked devices
Collect input from relevant user groups through web surveys and interviews
Phase 3: Data analysis
Phase 4: Presentation
Phase 5: Termination
- Remove installed software
- Remove link to web survey and stored survey data
- Clean up and hand over all information to customer
Océ Office Assessment-Verfahren
Océ verwendet quantitative und qualitative Messverfahren, um die Druckanforderungen und das Druckverhalten eines Unternehmens einzuschätzen. Durch den Einsatz quantitativer und qualitativer Verfahren kann Océ Lösungen entwickeln, die 
die "weichen" und die "harten" Anforderungen eines Unternehmens gleichermassen berücksichtigen.
Nachstehend eine Übersicht über die verwendeten Verfahren.
Quantitative Einschätzung
Die quantitative Einschätzung ermittelt die feststehenden "harten" Daten. Dabei wird eine ausgereifte, nicht intrusive Software eingesetzt, die Folgendes bestimmt:
• Die Zahl der verwendeten Drucker und die Zahl der Drucke, die in einem Unternehmen produziert werden
• Die Zahl der Nutzer
• Die Druckkosten
Diese quantitative Analyse beruht auf den Kostenzahlen und der tatsächlichen Dokumentenproduktion eines Unternehmens.
Qualitative Einschätzung
Die qualitative Einschätzung misst die "weichen" Daten eines Unternehmens, z. B. wie Dokumente gedruckt werden (farbig, mit Nachverarbeitung usw.), warum diese speziellen Merkmale verwendet werden, wie die Dienstleistungen im Druckzentrum bewertet werden und welche Dokumentenverfahren besonders wichtig für das Unternehmen sind. Um diese Informationen zu erhalten, führt Océ eine Anwenderstudie durch. Darüber hinaus beginnt mit der Anwender bereits durch die Teilnahme an der Anwenderstudie, die neuen Druckverfahren zu akzeptieren.
Océ ergänzt diesen Fragebogen mit ausgewählten Gesprächen innerhalb der Organisation. Diese Interviews vermitteln ein eingehenderes Bild vom Druckworkflow eines Unternehmens.
RWE (CIO Office):
“Sie sind der vierte Händler, der RWE einen Bewertungsansatz vorstellt. Ihr Blickwinkel ist jedoch vollkommen anders. Die anderen Händler hoben in erster Linie die Bedeutung von Massnahmen zur Kostensenkung hervor, die durch den Austausch von Druckern gegen Multifunktionsdrucksysteme erreicht werden sollen. Demgegenüber legen Sie den Schwerpunkt auf einen Punkt, den auch wir für den wichtigsten halten: auf den Endanwender und dessen Workflow.”
Alte Leipziger Versicherungen (Corporate IT):
“Ihre Geschichte unterscheidet sich erheblich von den Geschichten Ihrer Mitbewerber. Diese beschränken sich mehr oder weniger darauf, ihre Tools zur Verfolgung von Druckaufträgen vorzustellen. Demgegenüber stellen Sie ein Verfahren vor, das den aktuellen Zustand bewertet - quantitativ und qualitativ - und Möglichkeiten zur erfolgreichen Implentierung einer neuen Druckstrategie im Büroumfeld aufzeigt. Das ist echter Mehrwert!”
PCM Uitgevers (Corporate IT):
“Océ überzeugte uns mit seinem professionellen Ansatz, einer klaren, gut durchdachten Beschreibung des Einschätzungsverfahrens und die verschiedenen Blickwinkel auf dieses Thema, in dessen Mittelpunkt die Akzeptanz durch den Endanwender steht.”
