Océ Office Assessment Services

Optimieren Sie die Dokumentenverarbeitung in Ihrem Büroumfeld durch strukturierte Analyse.

Senken Sie die Kosten und optimieren Sie Druckabläufe in Ihrem Büro, indem Sie ein strukturiertes Océ Office Assessment durchführen. Bei diesem Verfahren dokumentiert eine anspruchsvolle Software zur Sammlung von Druckdaten das Druckverhalten in Ihrem Unternehmen und schätzt die damit verbundenen Kosten. Zusätzlich werden Fragebögen und Gespräche genutzt, um Dokumenten-Workflows, Endanwenderverhalten und produktbezogene Anforderungen zu ermitteln. Basierend auf diesen Informationen erhalten Sie eine händlerunabhängige Empfehlung, wie Ihr Workflow verbessert werden kann.

Akzeptanz der beteiligten Personengruppen sicherstellen

Océ bezieht Endanwender, das Management, Manager aus dem Druckzentrum, das Personal, das IT-Management und andere relevante Personen in den Bewertungsprozess mit ein. Wir analysieren die Anforderungen der Anwender, ihre Befürchtungen und - das ist der wichtigste Punkt - die Dinge, die sie tagtäglich demotivieren, und beziehen Lösungen für diese Probleme in die empfohlenen Lösungen mit ein. Die Ergebnisse? Eine starke Akzeptanzbasis aller beteiligten Personengruppen auf allen Stufen Ihrer Organisation

Wählen Sie Ihre unabhängige Lösung auf Basis realer Daten.

Der Océ Assessment-Bericht bietet Ihnen aussagekräftige Informationen über die Druckaufgaben, vor denen Ihr Unternehmen steht. Er umfasst eine Management-Zusammenfassung, Kostenanalyse, IT-Themen, Endanwender-Themen, Empfehlungen und einen händlerunabhängigen Lösungsvorschlag.

Wandeln Sie Ihren Druckworkflow anhand eines detaillierten Plans um.

Ihr Océ Office Assessment zeigt detailliert auf, wie sich die Druckaktivitäten in Ihrem Unternehmen optimieren lassen. Dazu gehören ein Zeitplan und eine Reihe von Aktionsstufen, die einen kontinuierlichen Ablauf ermöglichen. Wenn Sie die Empfehlungen implementieren, können Sie davon ausgehen, dass sich folgende Erwartungen erfüllen:

• Die Kosten werden gesenkt.
• Ihre Geschäftsverfahren werden optimiert.
• Die Produktivität der Mitarbeiter steigt.
• Es erschliessen sich neue Geschäftsmöglichkeiten. 

Das Océ Office Assessment ist ein strukturiertes Verfahren, das sich aus fünf Phasen zusammensetzt: Vorbereitung, Datensammlung, Datenanalyse, Präsentation und Abschluss. Der Zeitaufwand zur Durchführung eines Océ Office Assessment beträgt im allgemeinen drei bis fünf Monate.

Nachstehend finden Sie eine Auflistung und Beschreibung der einzelnen Phasen.

Phase 1: Vorbereitung

• Einen Projektmanager und eine Projektgruppe bestimmen.
• Tools zum Testen und zur Annahme bereitstellen.
•  Fragen der internetgestützten Anwenderstudie empfangen und akzeptieren.
•  Zustimmung der relevanten Manager erhalten und Endanwender über das Projekt informieren.

Phase 2: Datensammlung

• Kostenzahlen und Informationen zu aktuellen Bedingungen rund um das Dokument ermitteln.
• Druckaktivitäten vernetzter und nicht vernetzter Geräte überwachen und dokumentieren.
• Ermitteln Sie Informationen von relevanten Anwendergruppen mittels Internetstudien und Interviews.

Phase 3: Datenanalyse

• Analyse der gesammelten Daten
• Ergebnisse werden auf die Gesamtorganisation extrapoliert.
• Besprechen Sie den Inhalt und die Schlussfolgerungen und generieren Sie einen abschliessenden Einschätzungsbericht.

Phase 4: Präsentation

• Präsentation vorbereiten
• Erzielen Sie Einvernehmen der Projektgruppe in Bezug auf die Präsentation.
• Präsentation durchführen

Phase 5: Abschluss

• Installierte Software entfernen
• Den Link zur Internetstudie entfernen
• Räumen Sie auf und übergeben Sie dem Kunden alle Informationen.

Océ verwendet quantitative und qualitative Messverfahren, um die Druckanforderungen und das Druckverhalten eines Unternehmens einzuschätzen. Durch den Einsatz quantitativer und qualitativer Verfahren kann Océ Lösungen entwickeln, die die "weichen" und die "harten" Anforderungen eines Unternehmens gleichermassen berücksichtigen.

Nachstehend eine Übersicht über die verwendeten Verfahren.

Quantitative Einschätzung

Die quantitative Einschätzung ermittelt die feststehenden "harten" Daten. Dabei wird eine ausgereifte, nicht intrusive Software eingesetzt, die Folgendes bestimmt:

• Die Zahl der Drucker im Einsatz und die Anzahl der Ausdrucke, die in einem Unternehmen erstellt werden.
• Die Anzahl der Nutzer
• Die Druckkosten

Diese Quantitätsanalyse basiert auf den Kostenzahlen und der tatsächlichen Dokumentenproduktion eines Unternehmens.

Qualitative Bewertung

Die qualitative Einschätzung misst die "weichen" Daten eines Unternehmens, z. B. wie Dokumente gedruckt werden (farbig, mit Nachverarbeitung usw.) und warum diese speziellen Merkmale verwendet werden, wie die Dienstleistungen im Druckzentrum bewertet werden, und welche Dokumentenverfahren besonders wichtig für das Unternehmen sind. Um diese Informationen zu erhalten, führt Océ eine Anwenderstudie durch. Darüber hinaus beginnt der Anwender bereits durch die Teilnahme an der Anwenderstudie, die neuen Druckverfahren zu akzeptieren.

Océ ergänzt diesen Fragebogen mit ausgewählten Gesprächen innerhalb der Organisation. Diese Interviews vermitteln ein eingehenderes Bild vom Druckworkflow eines Unternehmens.