innovativ, interaktiv, intelligent und individuell
i-Options für Office-Multifunktionssysteme
Vielseitigkeit ist der grosse Vorteil, den Office-Multifunktionssysteme gegenüber reinen Desktopdruckern haben: sie können drucken, kopieren, faxen, an variable Ziele scannen und Dokumente direkt endverarbeiten. Damit werden mit nur einem System die unterschiedlichen Anforderungen der Mitarbeiter erfüllt– was gleichzeitig Freiraum schafft für die wirklich wichtigen Büroaufgaben.
Ganz neu bietet Océ bei den Officesystemen zusätzliche Möglichkeiten, mit neuen Funktionen den Arbeitsablauf noch weiter zu optimieren:
i-Options ist der Sammelbegriff für eine Anzahl an zusätzlichen Funktionen, die auf den Océ Office-Multifunktionssystemen der neueren Generation via Lizenzcode aktiviert werden können und dazu dienen, die betriebsinternen Arbeitsabläufe auf Kundenseite effizienter zu gestalten.
Ein grosser Vorteil für den Kunden ist das i-Option-Baukastensystem, durch das nur die Optionen gekauft werden, die er in Anspruch nehmen möchte.
i-Option Nr. 1: Mit dem Multifunktionssystem im Internet surfen
Die i-Option 1 bietet Unternehmen die Möglichkeit, das Bediendisplay des Océ Multifunktionssystems als Webbrowser zu nutzen, um Daten im Internet/Intranet zu recherchieren und auf dem Gerät abzuspeichern oder direkt auszudrucken. Praktische Anwendungen in diesem Zusammenhang sind der schnelle Zugriff auf E-Mails und das Herunterladen von webbasierenden Dokumenten – direkt via Multifunktionssystem, ohne Zwischenschritt über den PC.
i-Option Nr. 2: Mehr Sicherheit für vertrauliche Dokumente
Die Wahrung von vertraulichen Informationen ist ein wichtiges Thema für Personalabteilungen, aber auch für Anwaltskanzleien, Steuerberater, Notare ebenso wie Krankenhäuser. Mit der i-Option 2 werden die Möglichkeiten erweitert, Dokumente, die digital versendet werden, vor unautorisiertem Zugriff zu schützen. Zum einen durch Verwendung einer digitalen ID: Deren spezielle Verschlüsselungstechnik stellt sicher, dass das digitale Dokument nur von dem beabsichtigten Empfänger geöffnet werden kann.
Alternativ kann auch die digitale Signatur genutzt werden: Diese gewährleistet, dass die Datei nicht unbemerkt verändert wurde und dass es eindeutig von der Person stammt, die es verschickt hat.
i-Option Nr. 3: Suchzeiten minimieren, flexiblen Zugriff ermöglichen – mit durchsuchbaren PDF
Durchsuchbare PDF bieten zahlreiche Vorteile in Hinblick auf Effizienz, Flexibilität und Komfort bei der täglichen Arbeit. Es ist möglich, das gesamte Dokument nach Stichwörtern zu durchsuchen, um direkt zu der gesuchten Textstelle zu kommen, ohne das gesamte Dokument lesen zu müssen – und dann bei Bedarf diese Textstelle via „copy&paste“ in andere Dokumente einzufügen.
Diese Stichwortsuche innerhalb OCR-erfasster Unterlagen ist auch dann möglich, wenn das entsprechende Dokument nicht geöffnet ist. Dadurch können, mit Hilfe von sogenannten Desktopsuchmaschinen, innerhalb eines Verzeichnisses Dokumente gefunden werden, auch wenn der eigentliche Dateiname nicht bekannt ist. Der Vorteil im täglichen Büroalltag: Rechnungen, Kostenvoranschläge etc. können schnell gefunden werden, selbst wenn sie unter einem falschen bzw. einem nicht eindeutigen Schlagwort abgelegt wurden. Die Archivierung und das Wiederauffinden von Dokumenten wird, durch OCR-erfasste Daten, also stark vereinfacht und viel komfortabler.
Mit den i-Options wird die Vielseitigkeit der Océ VarioLink Office-Systeme einmal mehr erweitert. Das eröffnet Möglichkeiten, erheblich zur Verbesserung der betrieblichen Abläufe beizutragen. Und da die i-Options als Lizenz innerhalb der Firmware frei geschaltet werden können, zahlt der Kunde nur für Funktionalität, die er auch wirklich benötigt.